Įmonės auditas yra itin svarbi finansinė procedūra, kurios metu nepriklausomi auditoriai nuodugniai vertina įmonės finansinę veiklą, ataskaitų teisingumą ir atitiktį teisės aktams. Tinkamai pasiruošus auditui, galima ne tik užtikrinti sklandų procesą, bet ir išvengti nereikalingų klaidų bei apsisaugoti nuo galimų teisinių ir finansinių problemų. Šiame straipsnyje išsamiai pateiksime gaires, kaip tinkamai pasiruošti įmonės auditui.
1. Suplanuokite auditą iš anksto
Audito planavimas yra vienas iš svarbiausių žingsnių, leidžiantis išvengti streso ir pasiruošti auditui struktūruotai. Su auditoriais būtina susitarti dėl konkrečios audito datos, numatomos jo trukmės ir tikslo. Kuo išsamesnis bus planavimas, tuo mažiau netikėtumų gali kilti audito metu.
Patarimai:
- Sudarykite išsamų auditui reikalingų dokumentų sąrašą, įtraukdami finansines ataskaitas, sąskaitas faktūras, sutarčių kopijas, banko išrašus ir kitus svarbius dokumentus.
- Paskirkite atsakingus asmenis, geriausiu atveju – buhalterius, kurie bendradarbiaus su auditoriais, atsakys į jų klausimus ir padės surinkti reikiamus dokumentus.
- Numatykite, kokių išteklių reikės audito metu: darbuotojų laiko, prieigos prie dokumentų, techninės įrangos ir pan.
2. Paruoškite finansinius dokumentus
Auditoriai peržiūri ne tik pagrindines buhalterines ataskaitas, bet ir įvairius kitus dokumentus, tokius kaip sąskaitos faktūros, darbo užmokesčio žiniaraščiai, mokestinės deklaracijos ir t.t. Todėl būtina užtikrinti, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, aktualūs ir lengvai pasiekiami tiek fiziniu, tiek skaitmeniniu formatu.
Kaip tai padaryti?
- Patikrinkite, ar visi dokumentai yra tinkamai susegti, nuosekliai sužymėti ir nepriekaištingos būklės.
- Elektroninius dokumentus laikykite patikimose ir saugiose sistemose, užtikrinant, kad jie būtų lengvai randami pagal datas, pavadinimus ar kitus kriterijus.
- Prieš auditą atlikite vidinę dokumentų peržiūrą, pašalinkite galimas klaidas ir užtikrinkite, kad visi dokumentai atitiktų reikalavimus.
3. Atlikite preliminarų vidaus auditą
Prieš oficialų auditą rekomenduojama atlikti vidaus auditą. Tai padės iš anksto nustatyti galimas problemas ir jas išspręsti dar prieš pradedant išorinį auditą. Vidaus auditas suteikia galimybę objektyviai įvertinti įmonės finansinę būklę ir pasirengti išoriniams vertinimams.
Patarimai:
- Peržiūrėkite visas pagrindines finansines ataskaitas ir įsitikinkite, kad jose nėra apskaitos klaidų ar neatitikimų.
- Patikrinkite, ar visi mokesčiai buvo sumokėti laiku ir ar įmonė neturi įsiskolinimų.
- Atlikite finansinių operacijų testavimą, kad užtikrintumėte jų teisingumą, teisėtumą ir atitiktį įmonės vidaus politikai.
4. Užtikrinkite darbuotojų informuotumą
Audito metu auditoriai gali norėti kalbėtis su įvairiais įmonės darbuotojais, ypač su buhalterijos ir finansų skyriaus specialistais. Todėl būtina užtikrinti, kad darbuotojai būtų tinkamai informuoti apie audito tikslus ir pasirengę atsakyti į auditoriams rūpimus klausimus.
Kaip pasiruošti?
- Informuokite darbuotojus apie artėjantį auditą, jo tikslus ir numatomą eigą.
- Paaiškinkite, kokios informacijos gali prireikti auditoriams, ir kaip elgtis auditoriaus prašant duomenų.
- Pateikite darbuotojams kontaktus atsakingo asmens, kuris koordinuos bendravimą su auditoriais, kad būtų išvengta nesusipratimų ir informacijos dubliavimo.
5. Būkite atviri ir bendradarbiaukite
Auditoriai ne tik vertina įmonės finansinius dokumentus, bet ir įmonės atvirumą bei bendradarbiavimo lygį. Kuo sklandžiau vyks bendradarbiavimas, tuo greičiau ir efektyviau bus atliktas auditas. Atvirumas, sąžiningumas ir noras bendradarbiauti dažnai palengvina auditoriaus darbą ir mažina riziką, kad bus nustatytos reikšmingos neatitiktys.
Svarbūs aspektai:
- Laiku atsakykite į auditoriaus klausimus ir nedelskite pateikti reikiamų dokumentų.
- Jei pastebite galimas problemas ar neatitikimus, praneškite apie tai iš anksto – tai parodo įmonės atsakomybę ir rimtą požiūrį į auditą.
- Venkite slėpti ar nutylėti svarbią informaciją, nes tai gali sukelti papildomų problemų tiek audito metu, tiek po jo.
Išvada
Tinkamas pasiruošimas įmonės auditui yra itin svarbus procesas, kuris gali padėti išvengti streso, nesklandumų ir užtikrinti sklandų audito atlikimą. Laiku paruošti dokumentai, informuoti darbuotojai, sistemingas vidaus auditas ir atviras bendradarbiavimas su auditoriais – tai esminiai veiksniai, padedantys sėkmingai įveikti audito procesą. Vadovaukitės šiomis gairėmis, ir jūsų įmonės auditas praeis sklandžiai, o rezultatai bus naudingi tiek įmonės vadovybei, tiek visiems suinteresuotiems asmenims.