Įsivaizduokite situaciją: įmonė nusamdė nepilnam etatui buhalterį. Maloni išvaizda, įspūdingas gyvenimo aprašymas, geros rekomendacijos, kaina už paslaugas priimtina. Tik darbo vietą jis keisdavo kartą per pusmetį, bet tai nepasirodė Jums įtartina. Buhalteris paprašo pateikti dokumentus, nepatenkintas linksi galvą, tačiau sako, kad viską pataisys, po kelių mėnesių nustoja kelti ragelį, atsakinėti į laiškus ir nutraukia visus kontaktus, o netrukus iš mokesčių inspekcijos ateina pranešimas apie paskirtą baudą. Ar galima apsisaugoti nuo tokių atvejų?
Gerai, jei verslo pradžioje kurį laiką Jūs pats vykdėte buhalterinę apskaitą – Jums bus lengviau. Priešingu atveju geriausia sugaišti šiek tiek laiko ir sužinoti apie tai pagrindinius dalykus, kad žinotumėte, ko tikėtis. O štai keli paprasti patarimai, kurie padės Jums sukurti gerus santykius su savo buhalteriu.
Elkitės atsargiai su laisvai samdomais darbuotojais. Pradėjus verslą, labiau apsimoka naudotis laisvai samdomo darbuotojo paslaugomis. Jis atvažiuoja pas Jus kelis kartus per savaitę ar mėnesį, pasiima dokumentus, o vėliau atveža ataskaitas, arba pats pateikia jas į reikalingas instancijas. Būtinai sudarykite su tokiu buhalteriu darbo sutartį ir paprašykite kontaktinių duomenų, geriausia ne tik jo, bet ir jo artimųjų, o kilus įtartinai situacijai nesidrovėkite jiems paskambinti, gal Jūsų darbuotojas pateko į ligoninę.
Tikrinkite banko išrašą. Jei leidžia galimybės, prašykite buhalterio kiekvieną dieną Jums aiškinti ką reiškia viena ar kita eilutė išraše. Jei pamatysite ką nors keisto, paprašykite informaciją patvirtinančių dokumentų. Ypatingo dėmesio reikalauja sumos, išimamos atlyginimams, komandiruotėms ir ūkinėms reikmėms. Taip pat patartina turėti Excel failą su tokiomis skiltimis: dienos pradžios likutis, įplaukos per dieną, išlaidos per dieną, dienos pabaigos likutis. Dienos pabaigos likutis turi sutapti su kitos dienos pradžios išrašu.
Skaičiuokite grynuosius pinigus. Dažnai buhalteriai pamiršta įforminti kasos dokumentus – kasos pajamų ir išlaidų orderius. O juk kasos operacijos tai viena griežčiausiai tikrinamų sričių. Todėl bent kartą per mėnesį paprašykite buhalterio parodyti Jums kasos knygą, pajamų ir išlaidų dokumentų žurnalą ir visus duomenis apie išlaidas, čekių kopijų nepakanka. Jei buhalteris nesugebės to padaryti, kažkas yra ne taip.
Tikrinkite likučius sandėlyje. Kartais yra naudinga prašyti ataskaitų apie sandėlyje esančius likučius. Jei Jūsų asortimentą sudaro ne dvi trys prekės, tikrinkite paklausiausias, deficitines ar vertingiausias prekes. Daryti tai reikia mažiausiai kartą per mėnesį.
Šnipinėkite. Pinigų ir prekių kontrolė – klasikinis būdas tikrinti buhalterį, kuriam Jūs pavedėte rūpintis buhalterinės apskaitos analize. Yra ir egzotiškesnės priemonės: įvairi programinė įranga, leidžianti stebėti Jūsų buhalterio kompiuterio ekraną, kamerų ir mikrofonų įrengimas buhalterio kabinete, šnipinėjimas. Galima žymėti svarbius dokumentus, kuriuos Jūs pasirašinėjate, kad išvengtumėte jų klastojimo.
Ką daryti, jei buhalteris dingo? Pirmiausia reikia kreiptis į policiją. Ten gausite pažymą, kurią reikės nunešti į mokesčių inspekciją. Tokiu būdu galima išvengti nuobaudų už laiku nepateiktas ataskaitas. Sutikrinkite dokumentus su mokesčių inspekcija. Su nauju buhalteriu patikrinkite visus laikotarpius, už kuriuos buvo atsakingas pabėgęs specialistas.