Įmonės vystančios prekybą su kitomis šalimis turi gerai išmanyti kokių dokumentų reikia, norint, kad prekės pasiektų adresatą be jokių kliūčių. Nors Lietuva priklauso ES muitų sąjungai, kas gerokai supaprastina dokumentų ruošimą ir prekių judėjimą, visgi nemaža dalis mūsų šalyje gaminamos produkcijos keliauja į trečias šalis, nepriklausančias muitų sąjungai. Tai reiškia, kad procedūros tampa kiek sudėtingesnės ir reikalauja daugiau pastangų, norint organizuoti eksporto procedūras. Vienas iš esminių skirtumų gabenant prekes už muitų sąjungos teritorijos ribų yra eksporto deklaracija.
Ši deklaracija – tai eksporto dokumentų rinkinys, kuriame pildoma visa informacija apie išvežamas prekes, jų kilmę, pardavėją ir pirkėją. Be jos neįmanoma teisiškai išgabenti produkcijos į trečias šalis, apeinant muitinės procedūras. Deklaracijos pildymas yra privalomas šiais atvejais:
- Sąjungos prekėms išgabenant iš Sąjungos muitų teritorijos į trečias šalis;
- Prekėms išgabenamoms į specialias fiskalines teritorijas;
- Prekėms, kurioms įforminta laikinojo išvežimo perdirbti procedūra;
- Prekėms, išvežamoms iš Sąjungos muitų teritorijos po to, kai joms buvo įforminta galutinio vartojimo procedūra;
- Orlaivių ir laivų atsargoms.
Eksporto deklaracija dažniausiai yra pildoma elektroniniu būdu, tačiau jei tokios galimybės nėra, ir muitinė duoda sutikimą, tai deklaracija galima pateikti ir popierinėje versijoje. Norint išvengti klaidų ir netikslumų, šią procedūra dažniausiai pateikiama atlikti muitinės tarpininkams. Tam jiems prireikia tam tikrų dokumentų iš eksportuotojo, kuriuose aiškiai nurodomos prekės, jų paskirtis, vertė, gavėjas ir t.t. Šių dokumentų pagrindu yra ruošiama eksporto deklaracija, kuri vėliau pateikiama išvežimo muitinės įstaigai. Patvirtinimą apie prekių išvežimo faktą Lietuvos muitinė pateikia deklarantui elektroniniu pranešimu. Šis pranešimas ir patvirtina faktą, kad prekės buvo išvežtos iš Sąjungos muitų teritorijos.